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玩转 Agenda | 包办你的 work task

说到任务管理,大家一定知道几个耳熟能详的应用 Todoist、Omnifocus、Things、2Do、GoodTask 等,这些软件也确实各自具备优势和特点,但是它们的核心功能都类似,我们把这个核心功能称之为 TodoList1

TodoList,对「待办事项」类应用的统称,通常这种应用都会使用「列表」的方式展示任务,使用「打勾」的方式确认任务的「完成状态」。

今天王掌柜推荐一个新的任务管理软件 – Agenda,在开始之前我先简单总结一下它,这样方便感兴趣的同学继续阅读:

Agenda 是我用过的设计最优雅的且同时具备「任务管理」和「笔记管理」两大功能的生产力工具。

从笔记管理到任务管理

我认为一个优秀的「任务管理」软件要具备以下几个功能:

  1. 任务属性要丰富至少包含:标题、详情、指派人、开始时间、到期时间、重复周期、Url、文字备注、附件等。
  2. 任务要具备「提醒」功能,支持到期提醒,延期提醒,稍后提醒等功能。
  3. 任务要具备「项目」层级概念,任务可以属于项目,项目可以创建子项目。
  4. 任务要支持「标签」功能,可以设置组合标签。
  5. 任务要具备「过滤」功能,支持复杂条件的查询,创建和检索的时候支持「自然语义2」(加分项)。
图1 - 优秀的任务管理软件具备的功能
图1 – 优秀的任务管理软件具备的功能

注1:优秀的任务管理软件可以看我之前分享的文章《玩转 Todoist | 过滤技巧篇》。

我们以「准备写玩转 Agenda 文章」这个任务为例,常规的做法是,先去「任务管理软件」中创建一个任务,每天晚上9点钟提醒我写文章。收到提醒后,打开 Evernote 进行素材的收集和整理。以上是我的常规流程做法。

那么这里最繁琐的是,我要经常在「任务管理软件」和 Evernote 之间来回跳转,此时也许你会想到,「如果 Evernote 支持任务管理」那该多好呀。

恭喜你,Evernote 也是这样想的,Evernote 提供了「提醒」功能,我们看一下 Evernote 是否符合「优秀的任务管理软件」的5个功能点:

  1. Evernote 可以用「笔记的标题」作为任务标题,并且笔记支持插入「附件」等辅助内容。
  2. Evernote 的「提醒」功能,支持设置笔记的「到期时间」,到点就会提醒我们。
  3. Evernote 的「文件夹」支持层级,可以作为「项目层级」的替代。
  4. Evernote 的「标签」功能很强大,支持组合标签。
  5. Evernote 的过滤不支持「提醒时间」搜索,也就是你无法很清晰的过滤出「今天的任务」或「未来XX天的任务」有哪些。

很显然,Evernote 其它做的都好,但是关键的「过滤」比较弱,而我们今天介绍的 Agenda 在同时具备以上 1-4 的功能后还提供了优秀的「过滤」功能。

初识 Agenda

第一次打开软件,直观上我们会把 Agenda 归属为「笔记类」软件,确实我们可以很方便的创建文件夹和笔记本以及笔记,只不过 Agenda 中文件夹被称作 Category,笔记本被称作 Project ,笔记本中的每条内容称为 Note ,下图中是关于这三个概念的说明。

图2 - Agenda 的文件夹、笔记本和笔记
图2 – Agenda 的文件夹、笔记本和笔记

注2:请大家弄清楚 Category、Project、Note 的关系,后边的内容主要围绕 Note 讲。

还是以「准备写玩转 Agenda 文章」这个任务为例,在写之前我要有一个大纲,在 Agenda 中可以先创建 Category 名字叫「个人项目」,再从 Category 下创建 Project 名字叫「博客文章」,最后在 Project 下创建 Note 名字叫「玩转 Agenda | 包办你的 work task」,如图:

图3 - 创建新的笔记
图3 – 创建新的笔记

可以看到 Agenda 的设计简洁、界面优雅,使用和操作比较直观,作为笔记类软件也算是可圈可点,接下来看看它的核心功能「过滤」。

过滤功能

我在过去的几篇文章中反复提到过「过滤」的重要性,综合而言一个「生产力」软件如果能提供优秀的「过滤」功能,那么通常这个软件就会胜出一筹,Agenda 就是这样的一款「生产力工具」。

我们在图1 和图2 的图片中,都会看到 Agenda 的左边栏有以下三个列表:

  • On The Agenda 列表
  • Today 列表
  • Search All 列表
图3 - 筛选栏
图3 – 筛选栏

这三个列表属于恰恰是 Agenda 「任务管理」功能的精髓,我们逐一介绍。

过滤 – On The Agenda 列表

  • On The Agenda 列表
  • Today 列表
  • Search All 列表

在介绍「On The Agenda 列表」前,先看一下在 Agenda 中,每条 Note 的最左边都有一个「圆圈」,这个圆圈有四种状态分别是:空心圆、空心打勾圆、实心圆、实心打勾圆,如图:

图4 - 圆圈的效果
图4 – 圆圈的效果

在文章开头提到过 TodoList 的核心功能就是「列表」和「打勾」。而在 Agenda 中正是通过「圆圈」的四种状态,再结合「On The Agenda 列表」来实现这两个功能的。

要想改变「圆圈」的四种状态,我们可以点击 Note 左边的「圆圈」(Mac 上对应的是右键点击),在弹出窗口中可以看到两个菜单,第一个作用叫 Mark as Done 我们可以称之为「完成状态」,另一个叫 Mark as On the Agenda 意思是当前这条笔记否出现在 On The Agenda 列表中(左边栏第一个)。

图5 - 修改状态菜单
图5 – 修改状态菜单

菜单:Mark as Done

Mark as Done 前边说过它代表 Note 的「完成状态」,通过改变完成状态,来「标记」这个 Note 是否已经完成了。这个动作也是比较直观,点击 Note 左侧的「圆圈」(Mac 上对应的是右键点击),在弹出层里选择 Mark as Done ,这里相当于 Todo List 的「打勾」操作,如图:

图6 - 修改完成状态
图6 – 修改完成状态

菜单:On The Agenda

On The Agenda 前边也说过它的作用是决定这个 Note 是否显示在 「On The Agenda 列表」中,对应的操作如下:

  1. 当我们创建一个 Note 后,默认它左边的圆圈就是「实心」状态,代表这条 Note 会出现在 「On The Agenda 列表」中。
  2. 此时我们可以点击 Note 左侧的「圆圈」(Mac 上对应的是右键点击),在弹出窗口中选择 Remove From On The Agenda,这个「圆圈」就变成「空心」状态了,代表它已经被移出「On The Agenda 列表」。
  3. 当然我们再次点击 Note 左侧的「圆圈」(Mac 上对应的是右键点击),此时在弹出窗口中我们可以选择 Mark as On The Agenda,这个「圆圈」又变成「实心」状态了,代表它又出现在「On The Agenda 列表」中。
图7 - 修改 On the Agenda
图7 – 修改 On the Agenda

小结

咱们可以小结一下 Agenda 的「初级任务管理」功能,也就是 Mark as Done + On The Agenda,简单描述如下:

对于一个 Note ,我们默认创建出来它就是「未完成」状态,而且无论这个笔记在哪个 Category 下边,它都可以在 On The Agenda 列表中出现。

注3:这个默认状态是可以通过修改 Agenda 的设置改变的,感兴趣的同学在了解原理后去设置修改即可。

对这个描述展开定义:

  1. 每创建一个 Note,就相当于创建了一个任务。
  2. 对 Note 的圆圈进行操作,等同于 TodoList 概念中的筛选和打勾。
  3. 通常我们可以利用软件左边栏的 On The Agenda 菜单,查看到所有的已创建的任务,并根据 Note 的圆圈是否打勾了判断任务是否已完成。
  4. 对于一个已完成的 Note,我们可以有两种方式来标记(如图5)。
    • Remove from On The Agenda – 移出 On The Agenda 列表
    • Mark as Done – 打勾

      图8 - Agenda 初级任务管理
      图8 – Agenda 初级任务管理

在 Agenda 中,我们通过 On The Agenda 列表和 Mark as Done 两个功能实现了一个初级 TodoList 功能,对于一般的任务管理已经足够,我们只需要专注,创建 Note 和打开 「On The Agenda 列表」,查看圆圈的状态就可以了。

当然这些肯定还不够,接下来我们了解一下笔记的「持续时间」,这个概念就涉及到任务管理中的稍微高阶的玩法了。

过滤 – Today 列表

  • On The Agenda 列表
  • Today 列表
  • Search All 列表

Today 顾名思义代表今日笔记,点击 Today 列表后显示所有「持续时间」包含今天的 Note

持续时间,这个概念就是 Agenda 赋予 Note 的魔力,也是它和其他笔记软件不同的地方。「持续时间」指的是我们可以对一个 Note 设置它的时间范围(最小单位1天)。

举例说明,如果一条 Note 的「持续时间」包含今天,此时点击 Today 列表就会显示这一条 Note。下图中我设置了持续时间为2月24-28日,如果今天的日期是 2月26日,很显然点击 Today 可以看到此条笔记。

图9 - 设置持续时间
图9 – 设置持续时间

「持续时间」的好处我认为它可以更精确的管理任务,在 Today 列表中查看任务会比 On The Agenda 列表中查看更便捷,因为「到期」的任务(持续时间不在今天)自动就不显示了,我们只需要在任务一开始设置好持续时间即可。

小结

Today 需要结合「持续时间」的概念,当一个笔记被赋予了时间,它就神奇的具备了任务管理的动能,每天只要点击 Today 查看有哪些任务,我们去处理就好了,如果任务完成了,也不用刻意处理,它自然的会根据「持续时间」消失在 Today 列表;同时如果任务未完成,我们还可以修改「持续时间」。

Today 提供了一个稍微高阶的对笔记的任务管理功能,说到这里有的同学可能会问到,当我设置了许多笔记的持续时间后,怎样查看任意一天的任务呢?接下来咱们就看看另一个重磅功能 Search All 列表

过滤 – Search All 列表

  • On The Agenda 列表
  • Today 列表
  • Search All 列表

Search All 页面是一个比较干净的页面,当点击「搜索框」如图:

图10 - Search All 列表
图10 – Search All 列表

页面上提示 Enter your search terms or select a day range.,很简单它让我们输入「搜索文本」或「时间范围」。

「搜索文本」我们可以理解为对 Agenda 所有笔记的全文检索,「时间范围」我们可以理解为针对设置了「持续时间」的笔记的搜索。

为了更好的管理笔记和任务,Agenda 还提供了两个实用功能「标签」和「指派」,这两个功能同时也辅助 Search All 使其搜索功能更加强大。

标签和指派

标签:

说到过滤不得不提「标签」,标签是一个任务管理系统不可或缺的功能,标签的存在极大的方便了我们「过滤」任务。

Agenda 中「标签」功能也是如此,如果我们想插入一个标签到笔记中,有三种方式:

  1. 在 Note 中任意位置输入符号「#标签」,当完成后输入一个空格,就会显示成标签的样式:

    图11 - 快速录入标签
    图11 – 快速录入标签
  2. 在 Note 中的任意位置输入快捷键「Cmd + Shift+ T」,完成标签录入:

    图12 - 快捷键录入标签
    图12 – 快捷键录入标签
  3. 在 Note 中任意位置,通过屏幕左下角快捷方式录入标签:

    图13 - 选择录入标签
    图13 – 选择录入标签

指派:

「指派」是「任务管理系统」的功能高级功能,它指我们可以把一个任务指派给某个相关人,那么这个相关人就会收到这个任务并执行。但是在 Agenda 中,「指派」功能比较弱,它仅相当于「标签」功能的扩展。我的使用场景是这样的:

  1. 在我的工作中,我部门有几个同事,我会分派一些任务给它们,此时我会在这个任务中「指派」给同事。
  2. 当我想查看几个同事各自负责的任务时,我只需搜索「指派XXX」即可。

同样录入「指派」也有三种方式:

  1. 在 Note 中任意位置输入符号「@标签」,当完成后输入一个空格,就会显示成标签的样式:

    图14 - 快速完成指派
    图14 – 快速完成指派
  2. 在 Note 中的任意位置输入快捷键「Cmd + Shift+ P」,完成标签录入:

    图15 - 快捷键完成指派
    图15 – 快捷键完成指派
  3. 在 Note 中任意位置,通过屏幕左下角快捷方式录入标签:

    图16 - 选择完成指派
    图16 – 选择完成指派

搜索任务(笔记)

最简单就是「关键字」搜索了,在搜索框中输入我们想要搜索的内容,Agenda 就给出符合关键字的笔记来,并且关键字给予高亮如图:

图17 - 搜索关键字
图17 – 搜索关键字

细心的你一定注意到图中「标记」1-3,其中「标记1」和「标记2」就是利用上边提到的标签和指派进行搜索。如果我们想要搜索一个标签或着指派,点击图中「标记1」或「标记2」即可。当然搜索也支持输入「#」搜索标签,输入「@」搜索指派。

咱们先不讲「标记3」,我们先看一下上图(图15 – 搜索关键字)中搜索框左侧有两个按钮,一个长得像「日历」图标,另一个长的就像「圆圈」,他们分别是:

  1. 限制本次搜索的时间范围。
  2. 限制本次搜索范围在 On The Agenda 列表中。

咱们逐一讲讲这两个功能。

1. 限制本次搜索的时间范围

这里的「时间范围」和上文中的提到的「持续时间」是相对应的,也就是我们可以搜索指定「持续时间」范围的任务(笔记)。

举个例子说明会比较直观,还是上边创建的笔记,我们设置它的「持续时间」为3月10日-3月13日,如图:

图18 - 设置笔记的持续时间
图18 – 设置笔记的持续时间

如果我想知道3月11日到3月12日有哪些任务,就可以设置搜索框旁边的「时间范围」为3月11日-3月12日,如图:

图19 - 设置搜索时间范围
图19 – 设置搜索时间范围

搜索结果页就会正常显示我们刚才设置的笔记,如图:

图20 - 搜索结果页
图20 – 搜索结果页

当然,这个「时间范围」和搜索框里的内容是同时参与搜索的,例如:

  • 条件1:时间范围 = 3月11日-3月12日
  • 条件2:标签 = 博客 或者 指派=张三

注4:目前 Agenda 的搜索功能还不支持同时搜索标签和指派

下图代表同时搜索「持续范围」和「标签」:

图21 - 同时搜索时间范围和标签
图21 – 同时搜索时间范围和标签

2. 限制本次搜索范围在 On The Agenda 列表中。

这个就比较明确了,顾名思义,如果勾选了这个选项,那么搜索范围就限定在了只能是属于 On The Agenda 列表的任务。

具体哪些任务属于 On The Agenda 列表我们上边有讲过,两种情况:

  1. 新建一个任务(笔记),它默认属于 On The Agenda 列表
  2. 手动设置任务(笔记)的属性,点击左边的圆圈,选择 Make On The Agenda即可。

同样的,这个条件和刚才讲过的「时间范围」条件是并列的,在搜索时,我们只需要在搜索框左边打勾即可。

保存搜索条件(订阅付费功能)

Agenda 有一个功能我觉得很有用,就是保存「搜索条件」,我们在做任务管理的时候,最常看的几个场景无非是以下几种:

  1. 今天的任务是什么?
  2. 明天的任务是什么?
  3. 未来的任务是什么?
  4. 某一个项目的任务还有哪些?

这些场景我们通过 Search All 里边的搜索功能都可以实现,但是问题是对于这些每天都要查看的任务,难道每天都要去搜索页面搜索吗?能不能像 Today 列表一样,每次在左边栏点击直接进入结果页面。

答案是肯定的,Agenda 支持搜索条件的保存,基于以上4个场景我们完全可以设置四个搜索条件,并将他们保存。下边我以「搜索明天的任务」为例,看看如何实现「保存搜索条件」。

  • 第一步:在 Search All 页面中搜索时间范围,选择「弹出窗口」的右边栏的 Tomorrow, 或者直接在「弹出窗口」的日历上选择第二天的真实日期,这两个操作都一样。

    图22 - 设置搜索条件为第二天
    图22 – 设置搜索条件为第二天
  • 第二步:点击界面上的 Save Search as Overview,在弹出窗体中有两个条件分别为 「Tomorrow」 和「实际日期」,我们想要保存的条件是永远查询「第二天」的任务,所以选择 Tomorrow,如果选择了「实际日期」搜索条件就成为了一个固定的日期了。

    图23 - 保存搜索条件
    图23 – 保存搜索条件
  • 第三步:搜索条件被保存到左侧边栏中,和 On The AngendaTodaySearch All 在一起,点击即可进入搜索结果页面。功能类似 Today。

    图24 - 搜索条件被保存到左侧边栏
    图24 – 搜索条件被保存到左侧边栏

学会了怎么保存「明天的工作」,以上4个场景相信难不住大家,大家可以当作课后作业尝试自己创建的场景。

小结

Search All 列表是 Agenda 任务管理功能的主战场,在这里我们可以通过各种组合条件搜索自己想要看的任务。比如今天的任务,本周的任务,下周的任务等等。

要想利用好 Search All 功能,可以尝试使用「标签」和「指派」他会辅助我们更准确定搜索定位任务。

在日常工作场景中我常用的搜索条件包括:

  • 今天的任务,每天上班前打开查看当日的工作,等同于 「Today 列表」,但是我可以更精确按照关键字或者标签和指派进行组合搜索。
  • 明天的任务,每天下班前查看一下第二天的工作内容做一些准备。
  • 未来10天的任务,对未来的工作有一些展望。

最后给大家两个技巧:

Tips1::Agenda 的搜索条件保存是很智能的,例如今天是3月12日,当你在 Search All 页面中,设置「时间范围」是3月13-3月15日,当你要「保存搜索条件」的时候,它会自动感知搜索条件为两个:

  • 1-3 Days From Today(即未来三天)
  • 13 – Mar 15,2019(即13-16号)

Tips2::如果你在 Search All 页面设置了搜索条件,那么这个搜索条件会跟着你到任何一个列表页面,这个有时候会有利于你持续的「搜索」各个笔记任务。

笔记+任务,Agenda 包办你的 Work Task

任务管理和笔记管理几乎是所有想要提高「工作效率」的人们经常提到的两个大的系统,许多笔记类应用都在做二者的整合,比如 Notion、Bear、Evernote 等,在试用后我更喜欢 Agenda 给我的感觉,无论是界面的美观易用性还是功能的稳定和合理性,我更偏向用 Agenda 管理我的工作和笔记。当然这里之所以推荐也是因为它比较适合我的工作内容(笔记比较多,且和任务有关联),至于各位读者是否适用,还请大家在阅读后根据自己的情况试用。

最后还是交代一下 Agenda 的订阅制度,看到这里大家先别泄气,Agenda 的绝大部分基础功能(笔记+任务管理)是不用订阅的,直接提供给用户使用。如果用户选择订阅将享受一下功能(陆续增加中):

  1. Custom Line Spacing(自定义行距)。
  2. Full With Image(全尺寸图片显示,默认插入的图片只显示缩略图)。
  3. Auto Drak Mode(自动切换黑暗模式,根据屏幕的亮度)。
  4. Accent Color(可以自定义重色,即 Agenda 中代表重要标记的颜色,默认是黄色)。
  5. Pin Notes(置顶一个 Note 笔记)。
  6. Create Calendar Everts(可以在 Agenda 中设置任务持续时间同时创建日历事件,这样方便在「日程管理」软件中管理所有日程)。
  7. Save Searches(保存搜索条件)。
  8. Copy and Export Markdown (支持 Markdown 语法的导出或拷贝到剪切板)。
  9. Hide Watermark for Printing And PDFs(打印或输出到 PDF 时,去掉 Agenda 的议程标记)。

个人感觉2、5、7,这几个功能还挺值的,如果你也觉得不错,可以升级为订阅用户。费用情况分两种:

  • Premium Features macOS & iOS ¥163
  • Premium Features for iOS ¥68

当然 Agenda 也有一些不足之处:

  1. 目前仅支持3个层级,Category -> Project -> Note 。
  2. 大型图片加入到 Agenda 中还有些卡顿。
  3. 不支持表格(我的需求不是很强烈)。
  4. 日程管理功能还比较初级。一些 GTD 高阶功能并没有。

Agenda 很贴心的内置了一个「社区」,细心的同学一定可以在软件中找到,如果你关心这些功能,关心 Agenda 是如何成熟的,可以参与到社区中和开发者直接交流,见证产品的成长也是一个不错的体验。

我在很早就使用 Agenda,看着产品一步步的迭代至今,产品团队适当的做加法这一点给我留下了极其深的印象。一款懂得「克制」的产品总能在体验上更加纯粹,类似的产品也包括 Ulysses 、Drafts 5 等,这些优秀的生产力软件从来都不是大而全的,它们都有独特的功能,所以作为用户的我们,除了关注产品的口碑外,更重要的是动手体验,每个人对产品功能的感知和敏锐度是不同的,所以还是那句话,「没有最好的软件,只有最合适的产品」。

  1. 文章中关于一些术语的定义是为了方便我整理自己的文章,根据自己的理解整理的,并不属于什么官方定义,各位看官勿喷了解即可。
  2. 自然语义,指的是用类似口语方式指派任务,比如:「明天下午3点钟完成整理一下素材。」

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