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任务管理这件事

记得在2020年春节前我在 Twitter 上立了一个 Flag ,想聊一下「任务管理」这件事,没想到拖延症加懒癌发作一直拖到今天,幸好该来的还是来了,今天咱们就一起聊一下「任务管理」这件事。

在「任务管理」这件事上我也一直是「在路上」的状态,这些年也没少折腾各种软件和服务,试图让「任务管理」这件事变得简单和高效。这期间我自己也一直在摸索和总结,所以今天借由平时总结的文章以及我在「任务管理」这件事上遇到的各种困惑,跟大家聊聊任务管理这件事:

  1. 困惑1:哪些软件适合做「任务管理」?
  2. 困惑2:有没有一款软件「All in One 任务管理 」?
  3. 困惑3:该用「任务管理」软件还是该用「日程管理」?
  4. 困惑4:任务管理还能再简单点吗?

如果你也同样有以上几个疑惑并希望得到解决,不妨阅读一下本篇。

任务管理这些事 – 解惑之旅

困惑1:哪些软件适合做「任务管理」?

大概是15年左右,恰好看到少数派的老麦在 hi-pda 版发了个帖子,大意是他在少数派上开了一个新的板块叫Matrix,希望大家能上去发表一些关于数码、生产力或者 App 介绍的文章。在那个时期我正好在研究用各种软件来做「任务管理」。我发现软件有很多,但是各自侧重点不同,有的侧重快速录入和快速完成,有的侧重「管理和组织」,有的侧重「专注度」等等不一而足,于是我就吧自己的体验和习惯整理了一篇文章,算是「任务管理」这件事上的第一篇《我的 GTD 习惯》。

文章用现在眼光看基本上属于既没有文笔也没有深度,但它确是我在那个时期对「任务管理」这件事的思考与实践。

15年的时候我对于「任务管理」还处在「探索工具」的阶段,希望能够通过好用的工具将「GTD」的收集、整理、执行、回顾等流程串联起来,也曾想着将「GTD」的方法论融入到工作和生活的各个方面,于是在那篇文章开头我写到:

GTD 是一个较为复杂的概念,真正了解并使用GTD的人,会喜欢他并且会自我升级并且延伸到生活和工作的方方面面,但是这个概念从了解到融入到自己的生活中,确实一个漫长的过程。

在《我的 GTD 习惯》中为了践行 GTD 的理念,我分别使用了如下软件将整个「任务管理」串联起来,他们包括:ClearNoteBoxOmniFocus番茄土豆、Tyme、OneTask。

这个「工具清单」中有的软件现在看来有的还处在主流软件行列,有的已经淡出大众的视线,文中对每个软件也有大致的介绍,虽然它们都能做「任务管理」,但是我基本上每个软件只使用它们的各自特长,来组合完成「快速收集」「整理查找」和「执行回顾」等 GTD 的相关流程。这也是解决了我第一个困惑: 困惑1:用哪些软件可以实践 GTD 做「任务管理」?

大家可以看出来,这里为了完成「任务管理」用上了很多软件,整个流程比较割裂,所以很自然的我也产生了第二个困惑: 困惑2:有没有一款软件「All in One 任务管理 」?

为了解决这个困惑,我也在一直调整自己的「软件使用体验」试图去找出来那个 All in One 的答案,于是就有了第二篇「任务管理」的文章《OmniFocus-技巧篇》。

困惑2:有没有一款软件「All in One 任务管理 」?

其实一开始最想推荐的是 Things ,一款「跨 Apple 平台」的优秀「任务管理」软件,其整洁清爽的界面设计,还有严谨的功能体验,可以说满满的「德味」。

Things 以清爽和严谨著称的界面
Things 以清爽和严谨著称的界面

之所以我没有选择用它作为我的「任务管理」工具,我也在《OmniFocus-技巧篇》文中写到:

在用 OmniFocus 之前,我一直是在用 Things 的,同样作为一款 Mac 和 iOS 上优秀的软件,我觉得比 OmniFocus 更纯粹的符合 GTD 理念,但是xx的同步机制,让墙内的我们无法愉快的一起玩耍了,于是就把视线转移到了久闻大名的 OmniFocus 了,真正使用起来才真的体验到为什么他是终极武器了。

PS:这些问题今天已经没有了,Things 已经支持了 iCloud 同步,所以非常推荐大家使用 Things 入门

OmniFocus 是「跨 Apple 平台」上著名的软件服务商The Omni Group的一款「任务管理」软件,他们家的软件通常以功能强大著称,OmniFocus 就是其中的代表之作。

OmniFocus:强大严谨的视图
OmniFocus:强大严谨的视图

OmniFocus 在任务管理上拥有着自己的独家武器:收件箱、项目管理、标记、上下文(现在叫标签了)、检查(透视)等各种功能,功能强大又不失优雅的设计,当然这款软件最大的问题是「上手难度太大」,很多人都会对软件的使用望而生畏,于是我根据自己的使用体验写了这篇《OmniFocus-技巧篇》。

在投入到了 OmniFocus 的怀抱后也让我付出了「不菲的代价」,全平台使用大概 600 大洋左右(那时候还是买断制一次付费终生使用)。不过这也一直符合我的使用理念,只要是花钱买的软件和服务就要认真的使用,才能让这笔钱画的「值」。

对于这款 All in One 的 GTD 软件,对此感兴趣的同学可以阅读一下《OmniFocus-技巧篇》这篇文章,文中部分对 OmniFocus 的体验现在阅读也不过时。

时间走到了 2016年年底,自认为在「任务管理」上有了比较多的经验,同时也感谢「少数派」给了我一个发声的平台,于是整理了一篇涉及「数字生活」方方面面的文章《器物与我 – 2016我的数字生活》,文中提到了很多我到现在依然在用的软件和服务,其中的「子弹笔记法」对于我后来「任务管理」的转变起到了很大的作用,这事放到后边说,感兴趣的同学欢迎「挖坟」。

在找到了 OmniFocus 这款 All in One 软件后,我也着实是用了近 1年的时间,试着在一款软件中解决所有「任务管理」的问题,但是我也并没有停止自己对新工具的探索,在《器物与我 – 2016我的数字生活》中可以看到我同时也体验了各种与「任务管理」相关的软件和服务,其中一些软件属于「日程管理」范畴,例如 Fantastical 2等,它既能管理任务,又能管理日程,它和 OmniFocus 这样单纯只做「任务管理」的软件比起来充满了矛盾。

在我的印象中,周围人很少用「日程管理」,但是我在各种美剧中可以看到,外国人非常依赖「日程管理」几乎每个人都有一个「日程本」管理自己的所有事情,所以我又有了新的困惑: 该用「任务管理」软件还是该用「日程管理」?

为了解决这个新的疑惑,于是就有了接下来这篇文章《术与道-聊聊我的时间管理》。

困惑3:该用「任务管理」软件还是该用「日程管理」?

在继续之前,咱们先聊一个问题:为什么要做「时间管理」?

我认为「时间管理」是作为像我一样的普通人去追赶那些优秀的人的一种方法。在《术与道-聊聊我的时间管理》这篇文章中,我用「篮球比赛的最后一节落后20分」举了个例子:

就像是一场和高手对决的篮球比赛,到了第四节,我们还落后20分,如果此时放弃,我们将一败涂地,最终会以 20分以上的分差结束比赛,那么我们如何在最后一节翻盘,追上比分甚至超越对手,一举夺冠呢。这个时候就要求我们必须每一回合都得进球,可是如果我们进一球,对手也能进一球呢,我们依然是没有机会,这个时候,我们就要争取投三分球,每个回合我们会多得到一分,这样一分分积累,我们就有了翻盘的希望,最终也许会反败为胜。

总结一下就是说:时间管理术就像在追分环节投入的三分球,能够帮助我们一点点的积累(因为三分球有难度对方基本会选择投两分),最终实现翻盘的可能。

现在再说回当时的困惑: 该用「任务管理」软件还是该用「日程管理」?至少我认为「任务管理」和「日程管理」都属于时间管理的范畴。

解决方案:同时使用「日程管理」和「任务管理」

上边提到在第一篇《我的 GTD 习惯》文中,整理了一个当时的「任务管理」软件清单,时隔两年我又在这篇《术与道-聊聊我的时间管理》中整理了一下新的「任务管理」软件清单,这里列一下两份清单对比:

跟《我的 GTD 习惯》中的第一个软件清单相比,新的软件清单「最重要」是新增了Calendars 5Fantastical 2这两个软件,他们两个都是典型的「日程管理」软件,它和「任务管理」在概念上还是有些区分的。

在解释区别之前,我想先说一下关于困惑3: 该用「任务管理」软件还是该用「日程管理」?我自己的的答案吧:

同时「日程管理」和「任务管理」

为了说明这个概念,接下来简单说一下什么是任务个管理?和什么是日程管理?

什么是任务管理

先明确一个概念「待办事项」:它是形容一件具体的事,比如「明天下午去银行取钱」,比如「周五下班前开周会」等。它是任务管理的「最小单位」。

任务管理:在概念上它通过收集、整理、完成、回顾等流程将「待办事项」管理起来。所以通常意义上「任务管理」都会伴随着项目、子任务、标签、筛选等概念。

在《术与道-聊聊我的时间管理》中举了一个「购物清单」的例子:

例如购物清单,我们购物之前,记录下需要买的东西,然后在购买过程中,每买完一个,我们就在清单里打一个勾代表已完成,定期检查清单还有几个未完成,重复流程直到所有要买的物品前都打了一个勾,代表我们处理完所有任务。

什么是日程管理

日程管理:简单说就是「什么时间,什么地点,和谁,做什么事」。日程管理的目的有两个:

  1. 日程提醒:提醒我什么时间该去哪里见什么人活着做什么事。
  2. 回顾:可以随时回顾我的行程,哪天做了什么事。

同样在《术与道-聊聊我的时间管理》中举了一个「课程表」的例子:

我们接触最早的日程管理就是课程表,课表内容就是一个典型的日程,例如:周三下午3点物理课,周五上午10点体育课等。通过课程表我们可以回顾我们过去哪一天我们在上什么课。

同时使用「任务管理」和「日程管理」

在《术与道-聊聊我的时间管理》中我其实将该用哪一个做了一个简单的定义,原文如下:

  1. 凡是约会、会议、参加活动,等具有时间、地点、人物的事情,统统算作「日程管理」。
  2. 除了第一条之外,其他凡是具体到某一项任务,具体做某一件事,统统算作「任务管理」。

术与道-聊聊我的时间管理》这篇文章发布于 2017年初,距离现在上 3年多,在这篇文章中解决了我的第三个困惑: 该用「任务管理」软件还是该用「日程管理」?

所以,该用哪个,我自己给出的答案包含两部分:

  1. 无论是「任务」还是「日程」都属于「时间管理」的范畴,无论是哪个,只要你去做这件事了,它就会比不做强。
  2. 各司其职,一件事情,属于「任务」自然使用「任务管理」软件,属于「日程」自然用「日程管理」软件。

困惑4:任务管理还能再简单点吗?

在明确了「任务管理」和「日程管理」后,在基本的使用上我暂时没有什么问题,但是时间长了以后我也发现了几个问题,就拿 OmniFocus 举例来说,在「任务管理」这件事上我大部分时间只用到了「任务分类」和「打勾完成」两个功能(少量使用「透视」功能),这几乎可以算做任何「任务管理」软件的入门功能,既然如此有没有更简单的软件去做这件事呢?答案是有的。

秉着一颗「爱折腾的心」一款新的软件映入眼帘,它就是 Todoist

Todoist 是一款入手相对简单,但是玩好也需要「技巧」的软件,它最大的特点我总结如下:

  1. 界面足够简单,开箱即用,基本满足你对一个任务管理软件的要求:分类管理、提醒、完成确认等。并且支持「自然语义」录入,方便我们快速创建任务。

    自然语义支持
    自然语义支持
  2. 丰富的 API 支持,可以协同 IFTTT、Zapier、捷径 App、Drafts 5 等软件快速进行任务创建和管理。例如将加入到印象笔记中的文章,自动在 Todoist 中创建「稍后阅读」的提醒任务。可以阅读我之前分享的两篇文章看看如何实现。
  3. 支持「自定义筛选器」,借助「标签」功能,非常方便自由的筛选出所需的任务。当我们有了大量的任务时,如何「快速筛选出适合的任务」在 Todoist 中是一件非常愉快的事情。这里推荐大家阅读我 2018 年发表的文章《玩转 Todoist | 过滤技巧篇》。文章中详细介绍了如何创建属于自己的「过滤器」。

    自定义过滤器
    自定义过滤器

任务管理这件事 – 一切都是文字

任务管理这件事,无论使用什么工具,我们仔细分析它就会发现,任务管理归根结底就是对一段「文字」进行管理:

  • 对这段文字设置上「提醒时间」,即可以在指定时间提醒我们。
  • 对这段文字进行「归类管理」,所谓「任务分类」「完成」和「归档」等功能。

明白了文字对「任务管理」的重要性,回过头来我们看我介绍过的各种「任务管理」软件,它们都有着各自强大的功能,但是从文字角度,我认为还有一件事没有解决那就是「关联」。

关联:一个任务就是一段文字,几段文字构成一篇笔记,如果我们有一篇笔记,有没有什么办法可以让一个任务和这篇笔记「关联」。这会带来一个明显的好处就是,当我们收到任务提醒的时候,能够快速定位到这篇笔记,通过阅读笔记找到「上下文」,从而方便我们完成这个任务。

举一个场景: 例如我在做会议纪要,突然非常想把手头这段记录变成一个「待办事项」。通常我可能临时打开任务管理软件进行记录,并设置提醒时间。当我收到任务提醒的时候,很可能忘了这个提醒说的是什么事了,通常需要自己手动找到刚才那篇「会议纪要」才能明白这个任务的「上下文」。

文字关联任务这件事上还真有一个开拓者,它就是 Agenda,它的 Slogan 是「做一个聚焦日期的笔记」。

Agenda 具有「优雅的设计」和「强大的功能」,它可以做到一边「做笔记」一边「创建任务」,这两件事在同一个软件甚至同一个界面完成。同样得益于它的「笔记+任务管理」特点,任何任务我们都能快速的追述出它的「上下文」。

如果你对 Agenda 这款软件感兴趣,推荐你阅读我的两篇文章,一篇适合入门一篇适合进阶:

总结

关于「任务管理这件事」,洋洋洒洒的写了很多文章,从工具到方法论都有涉及,最后还是想跟大家说,工具和方法论都不是重要的,重要的是我们动手去做这件事,当你真正尝试去做「任务管理」这件事的时候,它就不是事了。

最后还是给大家上点干货,APP List:

  • 始于颜值,终于严谨的任务管理工具:Things
  • 从入门到「放弃」的任务管理工具:OmniFocus
  • 易于上手的全能任务管理工具:Todoist
  • 一切都是文字,包办你的 work Task : Agenda

文章 List:

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